档案管理系统
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  集团型企业档案管理平台

  l 档案管理平台概述

  适用于有多级下属单位或分布在异地办公的集团型企业。

  利用企业网络平台将集团下属单位的所有档案室连接起来,同时进行档案资料的在线收集、整理归档、检索利用、业务指导等业务流程的计算机管理。以操作简捷、查阅快速、数据共享、存用安全和免安装维护为最终目标,在档案室信息化建设过程中实现纸质档案数字化和电子档案规范存储管理,通过企业网实现档案的在线查询利用,在档案库房组建过程中实现各类档案的安全存放。

  与企业办公系统(OA)、企业资源计划(ERP)、管理信息系统(MIS)等结合,实现对各类档案、生产数据、工程资料、图书期刊等的管理,具有强大的跨部门、跨地域服务功能,搭建成网上“企业数字档案馆”。

  2 档案管理平台作用

  在遵循国家和企业档案管理标准的基础上,增加了档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学习和档案活动在线组织等几个功能,将传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业务指导和监督转变成网上实时指导和监管;将传统的上档案室查阅档案转变为网上足不出户打开档案网站查阅的模式。

  档案管理网络化

  通过档案信息化建设,档案管理将有效改变归档立卷、整理编目、统计检索等传统模式,解决档案整理耗时费力、利用检索效率低等问题,形成档案网上接收、适时监控、远程共享的工作体系。

  有效保护档案原件

  档案信息资源采用数字介质保存,便于管理和提供利用,从而减少了档案原件的反复调阅,减轻了档案原件的损坏,提高了档案管理的安全性。不仅有利于档案的永久保存,还能减少复制和备份成本。

  档案信息资源共享

  通过企业网发布档案信息,将为档案的开发利用创造更加优越的条件,让利用者方便快捷,及时高效获得各类信息资源,使档案信息利用时效加快,办理时间缩短,车辆使用费和档案材料复印费减少。

  文档管理一体化

  通过档案管理平台的标准接口,与办公系统规范化衔接。各部门形成的电子文件可以做到实时接收、及时管理,实现文档管理一体化,减少纸质文件发放数量,各部门间的信息发布和公务处理更加快捷,创建起一个高效、全面协同的工作环境。

  提升档案业务流程

  档案管理是一项全员参与的工作,而不只是档案员的任务,也不是一切档案业务都得在档案室完成的,档案管理的目的就是方便快捷地让每位领导和职员在自己的岗位能够查找到所需的档案资料并得以安全利用。

  规范化统一管理

  实现了档案网络化实时归档、按照统一标准管理、集中安全存放并提供网上查阅利用。B/S结构的管理平台集中部署在上级档案室或信息中心,实现所有使用者零安装和零维护,同时也解决了集团各下属单位以往出现的档案系统不一致、版本不一致的问题。

  投资效益

  在投资上节省了成本和工期,集团各下属单位无需单独购买档案管理软件和电子档案存储设备,集团一次性采购一套集团型档案管理平台,及管理平台发布服务器、数据存储和备份设备,向下属单位提供使用。

  3 档案管理平台设计

  平台设计按照统一标准规范,基于JAVA EE平台和ORACLE或SQL SERVER等数据库构建,建立与集团办公统一用户认证机制。包含《在线归档管理系统》、《电子档案管理系统》、《档案数字化加工系统》、《在线利用服务系统》、《档案信息网站》等几个部分。

  《在线归档管理系统》包含在线信息接收、在线业务指导等几部分,在企业网内实现,实现开放式信息共享和档案的业务管理。

  《电子档案管理系统》包含对档案的综合信息管理部分,集中在档案馆内使用。

  《档案数字加工系统》主要是对部分不是电子文件的纸质档案进行数字化加工,使其转化为电子档案以便利用,包含对纸质档案目录和原文数字化的各种功能。

  《在线利用服务系统》包含档案信息综合利用,在企业网上直接发布利用。

  《档案信息网站》主要用于发布各种开放档案和国家及地方相关档案标准等信息内容,为企业领导和员工查阅档案信息提供服务。

  

  

  档案馆区域性综合管理平台

  l 综合管理平台概述

  利用政府网络平台将区域行政管辖内的所有档案馆(室)连接起来,形成网上“虚拟数字档案馆”,由众多档案资源库群、档案用户群构成,具有强大的跨部门、跨地域服务功能,分集中式和分布式两种解决方案。

  以市级档案馆为例,利用政务网络平台实现市、县、乡三级档案馆(室)和各级立档单位档案室同时进行电子公文及档案的在线收集、整理归档、检索利用、业务指导等全面业务流程的计算机管理,实现电子公文及档案“收、管、存、用”一体化。

  2 综合管理平台作用

  政府电子公文归口

  区域性档案管理平台与政务网相连,着力解决政务网平台电子公文的最终归档存放问题,并通过政务平台向政府机构提供网上查档功能,是政务平台信息化建设中重要的组成部分。

  管理平台效益效果

  区域性档案管理平台在投资上节省了成本和工期,在辖区内的所有档案馆和立档单位档案室无需单独购买档案管理软件和电子档案存储设备,政府一次性采购一套区域性档案管理平台发布服务器、数据存储和备份设备,向所有档案馆和立档单位档案室提供使用;

  区域性档案管理平台实现了档案网络化实时归档、按照统一标准管理、集中安全存放并提供网上查阅利用。B/S结构的管理平台集中部署在档案馆或信息中心,实现所有使用者零安装和零维护,同时也解决了辖区内以往出现的档案系统不一致、版本不一致的问题;

  区域性档案管理平台在遵循国家和地方档案管理标准要求的基础上,增加了档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学习和档案活动在线组织等几个功能,将传统的档案局人员通过交通工具来往各立档单位进行业务指导和监督转变成网上实时指导和监管;将传统的去档案局查阅档案转变成网上足不出户打开档案网站查阅的模式。

  3 综合管理平台设计

  平台设计按照统一标准规范,所有系统功能基于JAVA EE平台和ORACLE或SQL SERVER等数据库构建,建立统一认证机制,支持与政务CA数字认证系统的整合。包含《在线归档管理系统》、《业务在线指导系统》、《电子档案管理系统》、《档案数字化处理系统》、《在线利用服务系统》、《档案安全管理系统》和《档案信息门户网站》等几个部分。

  在线归档管理系统

  包含在线信息接收、虚拟档案室管理、录入审批流程、现行文件中心等功能。

  实现将政务网平台上办公系统办理完毕的电子目录和数据归档到在线接收管理系统的虚拟档案室中,通过虚拟档案室的功能对各自单位的档案进行综合管理。

  业务在线指导系统

  包含在线指导、在线年检、咨询答疑和公告信息等功能。可针对用户要求进行个性化开发。

  在线实时查看各立档单位的归档情况,定期审核归档的数量和质量,并进行意见反馈和在线交流指导。提供生成归档情况表和审核情况表等功能。

  针对立档单位的电子档案数据进行每半年的在线档案年检,能够实现档案业务部门周期对立档单位的年检流程。

  电子档案管理系统

  主要管理范围:民国档案、革命历史档案、建国后档案、专门档案、声像档案、破产企业档案、科技档案、会计档案、人事档案、实物档案等。

  主要功能包括:移交进馆、著录编目、档案利用、档案统计、鉴定销毁和系统管理模块。

  档案数字化处理系统

  实现对实体档案(如纸质档案、照片、录音、录像等)进行数字化处理。

  基本流程主要包括:案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序。

  在线利用服务系统

  主要是针对馆藏各类电子档案的综合查询利用。包括档案著录项查询、全文检索查询,为用户提供全文范围内的查询检索结果。

  防扩散系统:数字化后的电子原文在利用时,通过安全/防泄漏/防扩散控件打开,用户不能进行保存、复制、打印等操作,在用户机器缓存中存放的信息也是加密的,用户查看完后自动清除。

  档案安全管理系统

  实现数字档案室数据资源安全、网络运行安全、信息保密管理等。安全管理保证“档案基础数据库系统”资源的安全利用,主要包括:身份鉴别、访问控制(用户权限、档案权限)、信息加密、数据库安全等。

  档案信息门户网站

  在互联网上的档案信息门户网站是数字化档案馆对外的展现形式,具备开放性的档案、现行文件、照片、多媒体等的查询功能。负责档案相关动态信息、档案知识、档案法规等的发布管理。

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